WARTABANJAR.COM, BATULICIN- Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN).
Inovasi ini bertujuan agar semua arsip produksi Dinas Pendidikan tersimpan dan tertata dengan baik, sehingga dapat mempermudah pencariannya.
Inovasi ini sekaligus juga sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung.
Dwi Teguh Efendi, S.IP. M.AP selaku penyusun rancangan aksi tersebut menjelaskan produk arsip dalam 1 (satu) tahun pada Dinas Pendidikan mencapai sekitar 20 ribuan nomor surat, sehingga tidak memungkinkan lagi arsip itu disimpan secara manual namun dengan adanya inovasi SIMPAN ini bisa dilakukan secara online.
“Dengan adanya inovasi SIMPAN ini, maka arsip Dinas Pendidikan Tanbu lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah diarsipkan, itu akan selalu ada,” katanya, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Penyimpanan arsip secara online ini mulai 2024, kalau kapasitasnya cukup maka arsip di tahun sebelumnya bisa diakomodir untuk selanjutnya.
Ia mengakui, selama ini penggunaan arsip masih di kelola cara manual, yakni dengan cara disimpan di lemari.
BACA JUGA: PBB Peringatkan Isreal Tarik Pasukan Darat, Lebanon Krisis Kemanusiaan
Dampaknya, cara lama ini akan mengakibatkan penumpukan arsip, tentu akan menghambat akses pencarian saat diperlukan.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.
Ia menambahkan, tak jarang itu kerap dilakukan para aparatur, dimana cadangan arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk, hal ini tentu saja menyulitkan dalam pencarian data saat diperlukan.